En un entorno donde cada vez se manejan más datos personales —clientes, proveedores, pacientes, usuarios web o incluso empleados—, cumplir correctamente la normativa de protección de datos es fundamental para cualquier empresa. Sin embargo, muchas pequeñas empresas desconocen sus obligaciones y creen que el RGPD solo afecta a negocios grandes, lo cual es un error.
Este desconocimiento provoca sanciones frecuentes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Por ello, en este artículo explicaremos las obligaciones básicas, los errores más comunes y cómo evitar sanciones con la ayuda de un abogado especializado.
¿Qué empresas deben cumplir la normativa de protección de datos?
La respuesta es simple: todas.
Da igual si eres:
- un comercio
- un profesional autónomo
- un restaurante
- una clínica privada
- una empresa de servicios
- una tienda online
- una asesoría o despacho
- una academia, peluquería o centro de estética
Si tratas datos personales, debes cumplir el RGPD y la LOPDGDD.
Obligaciones básicas del RGPD para pequeñas empresas
1. Registro de Actividades de Tratamiento
Es la base del cumplimiento. Indica qué datos manejas, para qué, quién tiene acceso, durante cuánto tiempo se conservan y con qué base legal.
2. Informar correctamente a los usuarios
Cada recogida de datos debe incluir una cláusula clara que explique:
- Quién es el responsable del tratamiento.
- La finalidad del uso de los datos.
- Con quién se comparten.
- Cuáles son los derechos del usuario.
- Cómo ejercer esos derechos.
Las webs también deben incluir:
- Aviso legal
- Política de privacidad
- Política de cookies
- Panel de gestión de cookies válido
3. Realizar un análisis de riesgos
Debe evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos y establecer las medidas de seguridad necesarias.
4. Firmar contratos con proveedores (encargados del tratamiento)
Debes firmar un contrato con cualquier proveedor que gestione datos por ti:
- gestoría o asesoría
- hosting o proveedor web
- software de facturación
- agencia de marketing
- proveedores tecnológicos
Sin este contrato, hay incumplimiento directo del RGPD.
5. Atender los derechos de los usuarios
Cualquier persona puede ejercer sus derechos de:
- acceso
- rectificación
- supresión
- portabilidad
- limitación
- oposición
La empresa debe responder en un máximo de 30 días.
6. Implantar medidas de seguridad
Dependiendo del tipo de datos, pueden incluir:
- contraseñas robustas
- cifrado
- control de accesos
- copias de seguridad
- protocolos internos
7. Notificar brechas de seguridad
En caso de filtración, pérdida de datos o ciberataque, debe notificarse a la AEPD en un máximo de 72 horas.
Sanciones más comunes en protección de datos
La AEPD sanciona habitualmente a empresas por:
1. No informar correctamente o no tener textos legales
Multas: 600 € – 3.000 €.
Muy frecuente en webs que no tienen políticas actualizadas o que utilizan plantillas incompletas.
2. No tener contratos con proveedores
Por ejemplo: la gestoría que lleva nóminas, el proveedor de hosting, la agencia que gestiona redes…
Multas: hasta 10.000 €.
3. Videovigilancia sin cumplir la normativa
Errores típicos:
- cámaras sin cartel
- grabación de vía pública
- ausencia de documentación
- falta de información
Multas: 1.500 € – 6.000 €.
4. Envío de publicidad sin consentimiento
Incluye emails, SMS y WhatsApps promocionales.
Multas: 2.000 € – 30.000 €.
5. No atender derechos de los usuarios
Multas: 3.000 € – 20.000 €.
6. Falta de documentación obligatoria
El RGPD exige registros, análisis de riesgos, protocolos y documentación interna.
Si no existe, se considera infracción.
Por qué tantas pequeñas empresas incumplen el RGPD
Los motivos más frecuentes son:
- “Mi negocio es pequeño, no me afecta.”
- “Solo recojo datos básicos.”
- “Mi web la hizo un conocido, no sabía que necesitaba textos legales.”
- “Pensé que con un aviso de cookies era suficiente.”
La realidad es que la ley no distingue por tamaño.
Una pequeña empresa debe cumplir igual que una grande.
Beneficios reales de cumplir el RGPD
Evitar sanciones
Con una mínima estructura documental, el riesgo cae drásticamente.
Generar confianza con tus clientes
Una buena política de privacidad y procedimientos bien definidos transmiten profesionalidad.
Tener mayor control interno
El RGPD obliga a revisar y mejorar procesos.
Proteger la reputación del negocio
Un incidente de seguridad puede afectar seriamente a la empresa.
Cómo puede ayudarte un abogado especializado en protección de datos
Un profesional te ayuda a:
- Revisar la situación actual de tu empresa
- Elaborar toda la documentación obligatoria
- Analizar riesgos
- Redactar contratos con proveedores
- Adaptar tu web al RGPD
- Formar a tus empleados
- Prepararte ante inspecciones o sanciones
Contar con asesoramiento especializado evita riesgos y asegura tranquilidad legal.
Conclusión
Cumplir con la protección de datos no es opcional. Las sanciones son cada vez más habituales y pueden suponer un coste elevado para una pequeña empresa. Sin embargo, con la ayuda adecuada, puede cumplirse el RGPD sin complicaciones y con total seguridad.
Un abogado especializado puede acompañarte en todo el proceso para que tu empresa cumpla la ley y evite problemas futuros.